Verwerkersovereenkomst

Verwerker verwerkt persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Verwerkingsverantwoordelijke, voor het leveren van de afgenomen dienst (bijlage A). De verwerkersovereenkomst loopt zolang de hoofdovereenkomst loopt en daarna zolang Verwerker nog gegevens van Verwerkingsverantwoordelijke verwerkt.

Verwerker verwerkt alleen op schriftelijke instructie van Verwerkingsverantwoordelijke (deze overeenkomst en de instellingen die de Klant in de applicatie kiest, zoals bewaartermijn en scanmotor gelden als instructie), tenzij een wettelijke plicht anders vereist; dan meldt Verwerker dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt. Verwerker informeert Verwerkingsverantwoordelijke als een instructie naar zijn oordeel in strijd is met de AVG.

Iedereen die bij Verwerker toegang heeft tot de gegevens, heeft een geheimhoudingsplicht en heeft alleen toegang voor zover dat nodig is voor zijn taak.

Verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen (art. 32 AVG), afgestemd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid waar redelijk. De maatregelen staan in bijlage B en worden periodiek geëvalueerd.

Verwerkingsverantwoordelijke geeft algemene toestemming voor de subverwerkers in bijlage C. Verwerker meldt een nieuwe of vervangende subverwerker minstens 30 dagen vooraf; Verwerkingsverantwoordelijke mag op redelijke gronden bezwaar maken en, als geen oplossing wordt gevonden, de overeenkomst opzeggen. Verwerker legt subverwerkers dezelfde verplichtingen op en blijft verantwoordelijk voor hen.

Gegevens worden opgeslagen en verwerkt in de Europese Unie (Frankfurt). Doorgifte buiten de EER vindt alleen plaats met een passende waarborg (adequaatheidsbesluit zoals het EU-VS Data Privacy Framework, of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie met aanvullende maatregelen).

Verwerker meldt een inbreuk in verband met persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 24 uur na ontdekking aan het contactpersoon van Verwerkingsverantwoordelijke, met de informatie die nodig is voor een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen. Verwerker neemt direct maatregelen om de gevolgen te beperken en houdt Verwerkingsverantwoordelijke op de hoogte. Melden aan de toezichthouder doet Verwerkingsverantwoordelijke.

Verwerker helpt Verwerkingsverantwoordelijke bij verzoeken van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering, export), bij een DPIA en bij voorafgaande raadpleging. Verzoeken die rechtstreeks bij Verwerker binnenkomen, stuurt Verwerker door. Redelijke kosten voor bijstand die verder gaat dan wat de applicatie biedt, kunnen in overleg in rekening worden gebracht.

Verwerker stelt alle informatie beschikbaar die nodig is om naleving aan te tonen. Verwerkingsverantwoordelijke mag eenmaal per jaar (en bij een concreet vermoeden van een tekortkoming) een audit laten uitvoeren door een onafhankelijke deskundige met geheimhoudingsplicht, na aankondiging van minstens 30 dagen. Kosten zijn voor Verwerkingsverantwoordelijke, tenzij de audit een wezenlijke tekortkoming aantoont.

Na het einde van de dienstverlening levert Verwerker op verzoek binnen 30 dagen een export en verwijdert hij daarna alle gegevens, inclusief kopieën, tenzij opslag wettelijk verplicht is. Back-ups worden binnen de normale cyclus overschreven. Verwerker bevestigt de verwijdering schriftelijk op verzoek.

De aansprakelijkheid is geregeld in de voorwaarden voor organisaties. Boetes van toezichthouders komen voor rekening van de partij aan wie de overtreding is toe te rekenen.

Aflin-platform

• Doel: ondersteunen van schuldhulpverlening (dossiervorming, aflosplannen, communicatie met cliënten, documentbeheer, rapportage).
• Betrokkenen: cliënten, hun maatjes, medewerkers van de Klant.
• Gegevens: NAW/contactgegevens, financiële gegevens (schulden, betalingen, inkomen en uitgaven), documenten (kunnen BSN en andere identificerende gegevens bevatten), notities, logbestanden.
• Bewaartermijn: zoals ingesteld en bepaald door de Klant (vaak 5 jaar na afsluiten, Wgs).

Aflin Scan

• Doel: uitlezen van schuldbrieven (schuldeiser, kenmerk, bedragen, datums, IBAN) zodat medewerkers ze niet handmatig hoeven over te typen.
• Betrokkenen: personen op wie de brieven betrekking hebben; medewerkers van de Klant.
• Gegevens: inhoud van brieven (kan naam, adres, BSN, IBAN en financiële gegevens bevatten) en de herkende velden. De volledige OCR-tekst wordt niet bewaard.
• Verwerking: de brief wordt gelezen door Mistral AI (EU-endpoint). Foto of gescande brief: het beeld. Digitale PDF: alleen de tekst, gemaskeerd.
• Bewaartermijn: origineel tot controle of export; alle scangegevens maximaal de ingestelde termijn (standaard 30 dagen, 7–90 dagen).

• Hosting en database in de EU (Frankfurt); versleuteld transport (TLS, HSTS) en versleutelde opslag bij de leverancier.
• Aanvullende veldversleuteling (AES-256-GCM) voor documenten en gevoelige velden.
• Verplichte tweestapsverificatie (TOTP) voor alle medewerkers en beheerders; wachtwoorden als bcrypt-hash; account-lockout en rate limiting.
• Rolgebaseerde toegang (begeleider, teamleider, beheerder) en scheiding per organisatie (multi-tenant isolatie op elk verzoek).
• Audit-logging van belangrijke acties (24 maanden); meekijken door Aflin-beheer staat standaard uit en wordt gelogd.
• Dataminimalisatie: geen volledige OCR-tekst bewaard; originelen in Aflin Scan worden gewist na controle/export; automatische verwijdering na bewaartermijn.
• Digitale PDF's: maskeren van BSN, IBAN, adres, naam, e-mail en telefoon vóór verzending naar Mistral. De herkende gegevens worden altijd door een mens gecontroleerd.
• Kwetsbaarheden: afhankelijkheden worden bijgehouden; beveiligingsheaders en invoervalidatie op alle API-routes.
• Incidentprocedure met melding binnen 24 uur (zie artikel Datalekken).