Voorwaarden voor organisaties

Leverancier: Aflin, Ambachtslaan 128, 5506AK Veldhoven (KvK 74689657), btw-nummer NL002409615B22 (“Aflin”). Afnemer: de organisatie die een abonnement afneemt (“Klant”).

Deze voorwaarden gelden voor alle offertes, aanvragen en overeenkomsten. Inkoopvoorwaarden van de Klant gelden alleen als we dat schriftelijk afspreken. Bij strijd gaat in deze volgorde voor: de getekende overeenkomst of offerte, de verwerkersovereenkomst, deze voorwaarden.

• Aflin-platform: software als dienst voor schuldhulpverlening (dossiers, cliëntportaal, aflosplannen, documenten, rapportages), volgens het gekozen pakket.
• Aflin Scan: een losse documentscanner voor schuldbrieven, zonder dossiers of cliëntaccounts. Herkenning gebeurt standaard zonder AI op servers in de EU; de Klant kan per organisatie kiezen voor EU-AI. Herkende gegevens zijn een hulpmiddel: de Klant controleert ze vóór gebruik.
• Aflin levert de diensten via internet en spant zich in voor een beschikbaarheid van 99,5% per maand, gepland onderhoud uitgezonderd. Gepland onderhoud doen we zoveel mogelijk buiten kantoortijden.
• Support via e-mail (info@aflin.nl) op werkdagen; we reageren binnen één werkdag.

Een aanvraag via de website is vrijblijvend. De overeenkomst komt tot stand zodra Aflin de aanvraag of offerte schriftelijk (ook per e-mail) bevestigt of de omgeving voor de Klant openstelt.

• Alle prijzen zijn exclusief btw.
• Aflin Scan-bundels per maand: Start € 95 (200 brieven, 3 medewerkers) · Plus € 195 (750 brieven, 10 medewerkers) · Regio vanaf € 395 (2.500 brieven of meer, onbeperkt medewerkers). Bij 2.500 brieven of meer per maand maken we een prijs op maat. Brieven boven de bundel: € 0,15 per brief, achteraf gefactureerd. Niet-gebruikte brieven vervallen aan het eind van de maand.
• Abonnementen worden maandelijks vooraf gefactureerd; meerverbruik in de maand erna.
• Betaling binnen 14 dagen na factuurdatum, of via automatische incasso als dat is afgesproken.
• Aflin mag de prijzen eenmaal per kalenderjaar aanpassen, met minimaal twee maanden vooraankondiging. Bij een verhoging boven de CBS-consumentenprijsindex mag de Klant opzeggen per de ingangsdatum.
• Bij een betalingsachterstand stuurt Aflin eerst een herinnering. Pas na een tweede termijn van 14 dagen mag Aflin de toegang opschorten; gegevens blijven dan bewaard.

• Tenzij anders afgesproken loopt de overeenkomst per maand en is zij maandelijks opzegbaar tegen het einde van de kalendermaand.
• Opzeggen kan per e-mail. Aflin bevestigt de opzegging.
• Een andere bundel of pakket kan per de eerstvolgende maand.

• De Klant is verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar cliënten en voor de documenten die zij scant; Aflin is verwerker. De verwerkersovereenkomst regelt dit.
• Op verzoek sluit Aflin aan bij de standaard verwerkersovereenkomst van VNG/IBD voor gemeenten.
• Alle verwerking en opslag vindt plaats in de EU (Frankfurt).
• Na het einde van de overeenkomst levert Aflin op verzoek binnen 30 dagen een export van de gegevens (CSV/JSON). Daarna verwijdert Aflin ze, tenzij een wettelijke plicht anders vereist. In Aflin Scan worden scans sowieso na de ingestelde bewaartermijn (standaard 30 dagen) verwijderd.
• De Klant zorgt ervoor dat zij een grondslag heeft voor de verwerking en informeert haar cliënten. Aflin helpt desgevraagd bij een DPIA.

• De Klant zorgt dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben, en dat zij tweestapsverificatie gebruiken (verplicht in Aflin).
• Het aantal medewerkers en het gebruik zijn beperkt tot wat bij het gekozen pakket of de bundel hoort.
• De Klant gebruikt de diensten niet voor onrechtmatige doelen en probeert de beveiliging niet te omzeilen.

Alle rechten op de software blijven bij Aflin. De Klant krijgt een niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor de duur van de overeenkomst. Gegevens die de Klant invoert blijven van de Klant.

De aansprakelijkheid van Aflin is beperkt tot directe schade en tot ten hoogste het bedrag dat de Klant in de 12 maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis heeft betaald. Aflin is niet aansprakelijk voor indirecte schade, gevolgschade, gederfde winst of schade door het niet controleren van herkende gegevens.

Deze beperkingen gelden niet bij opzet of bewuste roekeloosheid van Aflin of haar leidinggevenden.

Partijen houden vertrouwelijke informatie van elkaar geheim, ook na afloop van de overeenkomst. Medewerkers van Aflin met toegang tot gegevens hebben een geheimhoudingsplicht.

Bij overmacht (zoals storingen bij leveranciers buiten de invloed van Aflin, of overheidsmaatregelen) worden verplichtingen opgeschort. Duurt overmacht langer dan 30 dagen, dan mogen beide partijen de overeenkomst beëindigen.

Op de overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Oost-Brabant, tenzij dwingend recht anders bepaalt.